4 de abril de 2018
Sobre o curso de SECRETARIADO ESCOLAR
13 de abril de 2018
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O termo Gestão Escolar foi criado para se diferenciar da expressão Administração Escolar e trazer para o contexto educacional elementos e conceitos fundamentais para aumentar a eficiência dos processos institucionais e melhorar o ensino.

 

Sendo assim, conforme destaca a especialista em educação Heloísa Lück, a Gestão escolar relaciona-se a uma atuação que foca em promover a organização, mobilização e articulação das condições essenciais para garantir o avanço do processo socioeducacional das instituições de ensino e possibilitar que elas promovam o aprendizado dos estudantes de forma efetiva.

 

A Gestão Escolar aborda questões concretas da rotina educacional e busca garantir que as instituições de ensino tenham as condições necessárias para cumprir seu papel principal: ensinar com qualidade e formar cidadãos com as competências e habilidades indispensáveis para sua vida pessoal e profissional.

 

O foco da Gestão Escolar é a orientação para resultados, busca pela liderança, motivação da equipe para alcançar os objetivos, ênfase na qualidade do currículo e foco na participação dos pais para atingir excelência no ensino.

 

A gestão se divide em 6 pilares principais que buscam a autonomia administrativa, financeira, pedagógica e a otimização de tempo e processos nas instituições de ensino regular e cursos. Esses pilares são interdependentes e o bom funcionamento entre essas esferas é vital para a instituição. Sendo assim, o gestor deve dedicar-se com empenho em diferentes áreas de atuação.

 

Os 6 pilares da gestão de escolas e cursos:

 

1- Gestão Escolar Pedagógica
“A gestão pedagógica é o pilar mais importante da gestão de escolas e cursos, sejam eles cursos profissionalizantes, cursos livres, cursos de idiomas ou de ensino superior.”

 

Afinal está diretamente ligada à atividade fim do setor educacional. Gerir essa área está relacionada com a organização e planejamento do sistema educacional, o gerenciamento de recursos humanos e a elaboração e execução de projetos pedagógicos. Também fica a cargo da gestão pedagógica estabelecer metas que tenham como foco melhorar as práticas educacionais nas instituições de ensino e descobrir outras maneiras de ensinar mais e melhor. Para garantir que toda essa didática funcione, é essencial a atuação dos líderes educacionais.

 

Os diretores e coordenadores de escolas e cursos são responsáveis por ações vitais para o desenvolvimento da instituição, tais como: articular as concepções, estratégias métodos e conteúdos no ambiente educacional, definir as metas necessárias para otimização dos processos pedagógicos, conseguir fazer com que os profissionais de ensino e a comunidade escolar assumam esse compromisso como seu o objetivo de melhorar a educação, despertar no professor a vontade de ensinar e no aluno a vontade de aprender, avaliar o trabalho pedagógico exercido por professores e praticados na instituição, entre outros.

 

É importante também que o diretor escolar esteja em contato aberto com os educadores para estabelecer o foco da aprendizagem e promover a educação como um todo, dando atenção ao currículo escolar e metodologia de ensino em vigor e sugerindo eventuais mudanças.

 

2- Gestão Escolar Administrativa
“A gestão administrativa é requisito para a qualidade da gestão pedagógica e da educação.”

 

O objetivo da gestão escolar administrativa nos colégios e cursos é cuidar dos recursos físicos, financeiros e materiais da instituição, zelar pelos bens e garantir que eles sejam bem utilizados em prol do ensino. Para que ela funcione, é necessário estar atento às rotinas da secretaria, legislação educacional, processos educacionais, manutenção patrimonial e várias outras tarefas e atribuições fundamentais para que tudo flua bem e para que os professores tenham tudo o que precisam para ensinar com qualidade.

 

Entre as principais atribuições da gestão administrativa nas escolas e cursos estão: organizar e administrar os recursos físicos, materiais e financeiros da escola ou curso, organizar a necessidade de compras, consertos e manutenção dos bens patrimoniais, manter o inventário dos bens e patrimônios da instituição atualizados, manter o ambiente limpo e organizado, garantir a correta utilização dos materiais da instituição de ensino, garantir  o cumprimento das leis, diretrizes e estatuto do colégio ou curso, utilizar as tecnologias da informação para melhorar os processos de gestão em todos os segmentos da escola.

 

Na escola conservadora, a gestão administrativa era considerada o eixo mais importante da gestão, pois acreditava-se que garantindo bons materiais e recursos o processo educacional fluiria naturalmente e o ensino seria de qualidade. Atualmente, com o amadurecimento dos processos educacionais, há um consenso  por parte dos gestores de que não basta apenas ter bons recursos. Para garantir a qualidade do ensino, é preciso saber utilizá-los. Ou seja, é preciso pensar instituição de forma inclusiva e abrangente, colocando a necessidade do aluno no centro do interesse da gestão e tendo os recursos materiais como ferramentas para alcançar as melhorias necessárias.

 

3- Gestão Escolar Financeira
Se por um lado a gestão escolar administrativa levanta as necessidades de colégios e cursos, por outro, a gestão financeira organiza os proventos, prioriza os gastos e distribui de forma ordenada o orçamento da instituição para que todos os setores tenham as suas necessidades atendidas.

 

Por isso, ter um setor financeiro capaz de tomar decisões rápidas e certeiras é fundamental para garantir que as áreas pedagógica e acadêmica funcionem bem e a escola cresça com segurança.

 

Especialistas em finanças educacionais apontam que 5 pilares precisam ser monitorados constantemente para colégios e cursos não irem à falência. São eles: calcular corretamente os gastos, resumir as entradas e saídas financeiras da instituição – manter o fluxo de caixa organizado, manter a inadimplência sob controle, definir orçamentos por centro de custo, prestar contas e dar retorno sobre os gastos.

 

Uma gestão escolar financeira bem feita permite que a instituição de ensino consiga controlar suas contas à pagar e a receber, possa administrar seus custos fixos e, principalmente, possa controlar o número de alunos inadimplentes para tomar medidas corretivas antes que o problema se agrave. A gestão financeira deve andar de mãos dadas com a gestão administrativa para que os gastos sejam dimensionados de maneira correta. Para isso, você deve investir em ferramentas que possibilitem uma visão ampla e integrada de todos os setores da sua instituição. Os softwares de gestão escolar são uma boa escolha para manter tudo sob controle.

 

4- Gestão de Recursos Humanos nas escolas e cursos
“Nenhuma instituição pode ser melhor do que as pessoas que nela atuam e do que a competência que põem a serviço da educação.” Heloísa Lück

 

Além da gestão pedagógica, administrativa e financeira, a área de recursos humanos também deve ser uma preocupação constante no trabalho do gestor escolar. Afinal, por lidar diretamente com o relacionamento de alunos, funcionários, educadores e a comunidade de pais e responsáveis, ela representa uma área bastante sensível da gestão.

 

Além de manter o bom relacionamento entre todas as partes, a área da gestão escolar voltada para a administração dos recursos humanos tem como papel fundamental motivar a equipe de colaboradores e manter os professores engajados com o projeto de ensino adotado. O gestor deve criar um ambiente no qual todos se sintam estimulados para contribuir com o rendimento da escola ou curso como um todo.

 

Para garantir um bom entrosamento entre sua equipe, os líderes escolares devem: engajar os docentes com o ensino, a proposta da instituição e os resultados, saber distribuir as tarefas entre os setores e pessoas, investir em ferramentas que facilitem o trabalho da equipe, incentivar a formação continuada e investir no aprimoramento dos  colaboradores, avaliar os funcionários e orientá-los sobre como corrigir seus erros, ressaltar os pontos fortes e parabenizar os colaboradores por seus acertos, manter um clima de cooperação, entrosamento e respeito entre os colaboradores.

 

Ou seja, no exercício de sua liderança, os diretores e coordenadores devem pautar seu trabalho de desenvolvimento humano na motivação da equipe, compartilhamento de responsabilidades, capacitação profissional, desenvolvimento de habilidades e, é claro, em uma comunicação eficiente para que todos estejam alinhados e trabalhando por um mesmo ideal.

 

5- Gestão da comunicação

A gestão da comunicação está diretamente relacionada com a gestão escolar de recursos humanos, mas ela não se basta apenas em garantir que os colaboradores estejam satisfeitos e motivados. Ela se projeta para além dos muros das instituições e envolve toda a comunidade escolar.

 

Uma boa comunicação garante que: os  professores estejam alinhados com a proposta da instituição, os setores saibam quais são suas prioridades, os colaboradores entendam que suas tarefas influenciam na realização do todo, os alunos se mantenham engajados e focados no aprendizado, os pais entendam a importância do seu papel no processo de ensino, e também que os pais e responsáveis tenham um retorno adequado sobre o investimento que estão fazendo e vejam a instituição como sua parceira nessa difícil jornada que é educar e formar cidadãos de bem, preparados para o mercado de trabalho, e para a vida.

 

Entre algumas tarefas competentes à área de comunicação no ambiente educacional estão:
Manter os responsáveis informados sobre as atividades da instituição.
Manter os responsáveis  informados sobre as atividades e tarefas dos filhos.
Informar aos responsáveis  se os alunos estão realizando as tarefas propostas pelos professores.
Informar aos responsáveis sobre notas, frequência e ocorrências disciplinares dos alunos.
Manter o aluno informado sobre o calendário de provas e atividades da instituição.
Manter o aluno informado sobre eventos e comunicados da instituição.
Por envolver e integrar todos os setores, realizar uma boa gestão da comunicação ajuda escolas e cursos a acabarem com problemas conhecidos na rotina escolar e desenvolver a sua instituição de ensino.

 

Entre os benefícios de ter um setor de comunicação atuante estão:
Prevenção da evasão
Controle da indisciplina
Redução da inadimplência
Aumento da produtividade dos professores
Aumento  do engajamento dos alunos
Aproximação com os responsáveis
Melhora na relação entre a comunidade escolar
Aumento da confiança dos pais na instituição de ensino

 

6- Gestão de tempo e Eficiência dos processos

Por último, mas não menos importante, a gestão do tempo está diretamente relacionada com a produtividade dos setores e com a eficiência dos processos da instituição. Os setores da escola funcionam como as engrenagens de um relógio e, se algo não funciona, ou funciona mal, gera atrasos ou até a parada dos ponteiros.

 

É comum que, por realizarem diariamente os mesmos processos, os professores e a área de secretaria acabem se acostumando com o modo de fazê-los e não percebam que algo está errado ou que poderia ser melhorado. Aproveitar bem o tempo de trabalho é saber utilizá-lo para realizar as atividades com maior prioridade na instituição, por isso, cabe ao diretor e ao coordenador escolar saber organizar, delegar e priorizar as tarefas de sua equipe para que seus dias sejam mais produtivos.

 

Como os bons relojoeiros, os gestores precisam manter os olhos e ouvidos bem atentos e prestar atenção em todas as etapas do processo para conseguir mapear e identificar quais engrenagens que atrasam ou prejudicam cada setor. Esse é um trabalho árduo, afinal essas  engrenagens podem ser tarefas, processos, modo de execução e até mesmo pessoas. Mas fazendo as perguntas certas, tudo fica mais fácil.

 

Vamos fazer um exercício. Pense em cada setor da sua instituição e pergunte-se:
Quais são os maiores problemas da minha escola ou curso hoje?
A quais setores esses problemas estão relacionados?
Quais tarefas demandam mais tempo para serem concluídas?
Quais tarefas envolvem muitos colaboradores?
Quais colaboradores estão envolvidos com essas tarefas?
Quais tarefas trazem mais retorno para a instituição?
Quais tarefas podem ser automatizadas?
Como posso tornar esses processos mais eficientes?

 

Esse é um exercício básico de reflexão que você pode realizar diariamente e com certeza vai ajudar muito a melhorar a sua gestão escolar. Sabemos que fazer tudo funcionar em compasso depende da boa administração de muitos fatores e que isso demanda tempo. Mas gerir com excelência é se manter na busca constante pela desenvolvimento da equipe e pela melhoria dos processos e quanto mais você se esforçar, melhor serão os resultados da sua instituição.

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